订单上传系统 · 数据导出说明

给负责导出和上传订单的同事看。网站地址：https://dingdan.huashenji.com。登录后点顶部「使用说明」随时能看到这份内容。

一句话：每天上午 10 点前，打开网站看「待办任务」，照着每一行去 1688 后台导出订单，把导出的文件原样拖进网站。其它的（认店铺、认日期、查重、对账）系统自动做。

一、第一次使用

管理员会把账号和初始密码发到你的邮箱，附件就是这份说明。
用电脑浏览器（推荐 Chrome 或 Edge）打开 https://dingdan.huashenji.com，选「分公司登录」，输入账号和初始密码。
新电脑第一次登录，系统会往你的邮箱发一个 6 位验证码，填进去即可。勾选「记住这台电脑」后 30 天内这台电脑不用再收验证码；公用电脑不要勾。
第一次登录会要求修改密码：至少 10 位，要有字母也要有数字。改完才能用其它功能。
建议再绑定 QQ（见第六节），每天的任务和退回提醒会直接发到 QQ。

账号只给负责上传的同事用，不要把密码发群里或写在便签上。密码输错 5 次会锁 30 分钟；忘记密码请找管理员重置，新密码会发到邮箱。

二、每天要做的事（约 10 分钟）

上午 8 点左右会收到当天任务（邮件和 QQ 都有）。也可以直接登录网站看「待办与上传」页的待办任务表。
任务表每一行是一份要导出的文件，写明了：店铺、下单日期（从哪天到哪天）、类型和截止时间。
按第三节的方法，一行一行去 1688 后台导出。
导出的文件原样拖进网站的上传框（第四节）。可以导完一起传，也可以导一份传一份。
传完过 30 分钟左右，看一眼「上传历史」：变成「已入库」就完成了；如果是「被退回」，按原因重导（第五节）。

任务的几种类型：

类型	什么时候出现	要做什么
每日	每天	导昨天一整天的订单。上午 10 点前完成。
每周 30 天	每周一，只有订单多的店	导最近 30 天，已按大小切成几份（任务里写「第 1/4 份」之类），每份按任务写的日期导。
补导	系统对账发现某天订单数对不上	按任务写的日期重新导一次，任务说明里会写原因。
重导	之前传的文件被退回	按退回原因，把那份文件的日期重新导一次。
每月专项	每月 1 号	导任务里列出的那几天（有些老订单还没完结，需要再看一次状态）。

任务表里标红「已逾期」的，说明过了截止时间还没收到文件，请尽快补上。同一家店同一段日期，传过了就不用再导，任务单在本机处理完后会自动消掉。

三、在 1688 后台导出订单

在 1688 卖家后台打开订单列表（「已卖出的货品」/ 订单管理），找到导出订单（批量导出）。按钮名称以后台实际页面为准，关键是下面这几项必须这样选：

选项	必须这样选	为什么
时间类型	下单时间	系统按下单日期对账，选成付款时间、发货时间都对不上。
开始时间	任务第一天的 00:00:00	必须是整天。后台常会自动带上当前钟点（比如 09:38），一定要手动改成 00:00:00 和 23:59:59，否则中间会漏掉一段订单，文件会被退回。
结束时间	任务最后一天的 23:59:59
订单状态	全部（不要筛选）	系统需要看到所有状态（待付款、待发货、已发货、交易成功、交易关闭等）。
其它筛选	都不要加	加了任何筛选，文件就不是这一段时间的全部订单。
导出字段	保持默认全部字段	少了列会被退回。

点导出后，平台会给店铺绑定手机发短信验证码，填进去。
等文件生成后下载，得到一个 .xlsx 文件。不要打开修改、不要另存为、不要改成 csv 或 xls，直接上传原文件（系统靠文件里平台写的生成时间来判断新旧，另存过的文件没法用）。文件名随便，不用改。
平台一次最多导 1 万条，超过会不让导。遇到这种情况，把日期段对半分开分两次导（每段仍然是整天），两份都传上来就行。任务单一般已经按大小切好，很少会碰到。
不要导「今天」：今天还没过完，导出来只有半天的单。任务单里也不会出现今天。

最常见的错误是时间没改整天：比如开始选了「09-01 09:38」、结束「09-02 09:38」。一定要检查开始是 00:00:00、结束是 23:59:59。

四、在网站上传

登录网站，默认就在「待办与上传」页。
把下载好的 .xlsx 文件直接拖到上传框里；或点上传框选文件，可以一次选多个。
不用选店铺、不用选日期，系统会从文件内容里自动认出来。
每个文件会依次显示「计算指纹 → 加密中 → 上传中 → 已上传」。显示「已上传，等本机处理」就可以关掉页面了。
文件是在你的浏览器里先加密再传的，网站服务器看不到订单内容，只有公司本机能解开。

上传时可能看到的提示：

提示	意思 / 怎么办
已传过，不用再传	同一份文件之前已经传过了（你或同事），跳过即可。
只收 1688 导出的 .xlsx 原文件	传成了别的格式。请传后台下载下来的原始 .xlsx。
这是 Excel 打开时的临时文件	文件名以 `~$` 开头的是 Excel 的临时文件，不用传。
超过 20 MB	文件太大，把日期段分成两段导出。
页面版本过旧，请按 Ctrl+F5 刷新	系统升级过，按 Ctrl+F5 强制刷新页面后再传。
网络不通	检查网络后重新拖一次，已经传成功的会自动跳过。

页面顶部出现黄色提示「本分公司有 N 个文件已上传，等本机处理」时，说明文件已经收到、还在排队，不用重复上传，也不用再导那几段日期。

五、看结果、处理被退回的文件

点顶部「上传历史」可以看到本分公司最近 100 个文件的状态：

状态	意思	要不要处理
等本机处理	已收到，本机大约每 30 分钟来取一次。	不用，等着。
已入库	检查通过，订单已进系统。	完成。
重复未入库	内容和已经入库的某份文件一模一样（同一店同一段日期重复导了）。	不用处理，下次注意别重复导。
被退回	文件不合格，没进系统。「说明」一列写了原因。	要处理：按原因重新导出后再上传，任务单里会自动出现一条「重导」任务。
处理出错	本机处理时出了问题，管理员会收到通知。	一般不用处理，管理员会跟进。

常见的退回原因：

时间窗不是整天：开始/结束没改成 00:00:00 ~ 23:59:59。按第三节重导。
不是平台导出的原始文件：文件被打开另存过或改过格式。重新从后台下载原文件上传。
认不出是哪家店 / 不是本分公司负责的店：导错了店铺账号，或店铺还没分给本分公司。确认后重导；店铺归属不对请联系管理员。
缺列：导出时去掉了某些字段。导出字段保持全部。
包含今天的订单：结束日期选到了今天。改成截止到昨天 23:59:59。

被退回时，邮件和 QQ 会收到一条汇总提醒（一批文件合成一条），不用一直盯着网站。

六、绑定 QQ 接收提醒

在 QQ 里搜索并添加机器人 「Claude」 为好友（或由管理员把机器人的二维码/名片发给你）。
登录网站，点顶部「绑定 QQ」，点获取绑定码，得到一个 6 位数字（10 分钟内有效）。
在 QQ 里给机器人发：绑定 123456（换成你的绑定码）。机器人回复「已绑定」就成功了。

绑好后，给机器人发这些字可以直接查：

任务：查今天本分公司要导的任务。
结果：查最近几个文件的处理结果。
解绑：这个 QQ 不再接收提醒。
帮助：看机器人能做什么。

一个账号最多绑 5 个 QQ，分公司负责的几个人可以都绑。邮件是保底通道，QQ 收不到时邮件一定会发。

七、常见问题

任务表是空的？

显示「现在没有要导出的任务」说明今天都做完了。显示「管理员还没给本分公司分配店铺」请联系管理员。

我传了文件，任务还在？

本机大约每 30 分钟取一次文件，处理完任务才会消掉。页面顶部有黄色「等本机处理」提示时，说明已经收到，不用重传。

导错了日期或店铺，已经传上去了怎么办？

不用管它，系统会自己判断：多导的日期不会造成重复，导错的店会被退回。按任务把正确的那份补传即可。

同一段日期同事也导了一份？

没关系，系统按订单号去重，以导出时间最晚的那份为准，不会多算。

换了电脑 / 清了浏览器，又要验证码？

正常。新电脑、新浏览器或清过缓存都会再发一次邮件验证码。

收不到验证码邮件？

看看邮箱的垃圾邮件、广告邮件文件夹。还收不到，联系管理员核对邮箱地址。

账号被锁了？

密码连续错 5 次会锁 30 分钟，到点自动解锁；急用请联系管理员解锁或重置密码。

订单数据安全吗？

文件在你的浏览器里就已加密，网站服务器只存密文、看不到内容；公司本机取走后服务器上的文件立即删除。收货人、电话、地址进系统时也是加密保存的。